Onlangs volgde ik een cursus time-management. Als voorbereiding moest ik drie dagen elke 15 minuten bijhouden wat ik deed. Absurd vond ik het, maar het viel me ook op hoe vaak ik gestoord werd of mijn concentratie ik kwijtraakte. Desalniettemin vond ik het dan tegenstrijdig om naar een dagopleiding te gaan rond time management. Zou ik daardoor net niet meer kostbare tijd verliezen? Ontdek wat ik geleerd heb!
Toen ik ’s morgens aankwam op de opleiding was het wel grappig, van de tien deelnemers, waren er zeven te laat. Twee stonden blijkbaar iets te lang beneden aan het onthaal met hun ontbijt en de anderen hadden allemaal in de file gestaan…
Als je dit artikel leest, herken je je misschien in onderstaande punten:
- Ik heb het altijd druk, druk, druk
- Ik vind geen tijd om te rusten of dingen te doen die ik leuk vind
- Ik vind het moeilijk om te focussen
- Ik stel grote taken uit omdat ik er tegenop kijk. (Uitstelgedrag)
- Ik doe veel kleine, urgente taken, en kom niet toe aan de grote projecten
Als dit vragen zijn waar je een antwoord op wil, lees dan snel verder voor de interessantste bevindingen.
Work-life balance
Deze is voor iedereen anders. Om te bepalen wat voor jou het beste evenwicht is, moet je kijken waar voor jou de belangrijkste doelen liggen. Denk daar dus eens over na. Daarna kijk je hoe veel tijd je spendeert aan de drie gebieden: persoonlijk, relaties en professioneel. Ligt dit in lijn met je doelen? Of zou je moeten nadenken om de tijd anders in te delen, om je doelen te halen en dus terug naar je ideale evenwicht te raken?
Weet dat je niet op alles ja kunt zeggen. Je moet keuzes maken. Als je dat niet doet, verlies je de balans, wat leidt tot stress.
Leer prioriteiten stellen met de Eisenhower Matrix
Merk je dat je het moeilijk vindt om prioriteiten te stellen? En merk je dat je wel vaak druk bezig bent, zonder er voldoening uit te halen? Stel je bepaalde taken uit? Dan kan het nuttig zijn om de Eisenhower-matrix als houvast te gebruiken om te bepalen wat je nu moet doen.
| belangrijk | B-taak | A-taak |
| niet belangrijk | NIET DOEN | C-taak |
| niet dringend | dringend |
Een beetje extra uitleg.
A-taken = stress/kick
Dit zijn dringende, belangrijke taken. Idealiter besteed je hier 15% van je tijd aan. Ze zorgen voor stress en geven een kick als je ze gedaan hebt. Geef ze topprioriteit en doe ze meteen. Dit zijn taken die je niet moet uitstellen. Denk bijvoorbeeld aan een crisis, deadline, brandjes blussen….
B-taken = kwaliteit/voldoening
Dit zijn taken die belangrijk zijn en die je kunt inplannen. Het gaat hier vaak om doelen die je jezelf zet. Als je ze inplant, bewaak dan ook dat je ze echt doet! Kernwoorden hier zijn kwaliteit en voldoening. Het gaat vaak om denkwerk, reflectie, werken aan lange termijn doelen, persoonlijke ontwikkeling, maar ook ontspanning valt hieronder. Idealiter gaat het hier om 50-60% van je tijd.
C-taken = verleiding
Deze taken zijn dringend, maar eigenlijk niet belangrijk. Ga hier dus kritisch mee om. Stel de dringendheid eens in vraag. Is het echt zo belangrijk dat je dit nu doet? Het kan een verleiding zijn om in de val te lopen en hier veel tijd aan te spenderen. Zeg niet altijd ja tegen deze taken en delegeer ze als het kan. Ze zouden maximaal 15% van je tijd in beslag mogen nemen. Kernwoorden: onderbrekingen, telefoontjes, mails, A-taken van anderen, sociale druk, mensen die binnenlopen en een babbeltje slaan…
D-taken = verspilling
De taken die niet dringend en niet belangrijk zijn, doe ze niet. Het is verspilling. Het zijn kleinigheden, ontsnap-activiteiten, uitstelgedrag, klagen, dubbel werk, scrollen op social media,… Deze taken mogen maar 2-3% van je tijd in beslag nemen.
Ga eens voor jezelf na hoeveel tijd je spendeert aan elk van deze type taken en probeer te ontdekken waar het misloopt. Verdrink niet in kleinigheden en spendeer je tijd aan de taken die er echt toe doen en die je voldoening geven. Zo wordt je geen stresskip.
Wet van Pareto
= 20% van je input (tijd, middelen, effort), zorgt al voor 80% van het resultaat.
Focus je dus altijd op die 20% en doe de belangrijkste zaken eerst. Weet ook wanneer een taak goed genoeg is afgerond. Vanaf een bepaald punt zal je veel meer input moeten leveren om nog maar een beetje te verbeteren. Wees dus niet te perfectionistisch.
Je kunt dus redelijk snel 80% kwaliteit behalen, maar om het tot 100% te krijgen, zal het een stuk langer duren. Stel jezelf dus de vraag of het wel nodig is.
Bouw focustijd in met Pomodoro’s
Bouw tijd in om te focussen. Multitasken zorgt ervoor dat je minder efficiënt bent. Je werkt trager en geeft 30% meer kans op fouten, dan wanneer je de taken na elkaar zou doen. Ook verhoogt het de stress. HGoe vaker je van taak wisselt, hoe meer stress en dit is slecht voor je humeur en gezondheid.
Wil je focussen, werk dan in pomodoro’s. Online, op YouTube bijvoorbeeld, vind je video’s met focus-muziek. Je focust je dan 25 of 50 minuten op een taak en daarna is er een korte pauze van 5 of 10 minuten. Zoek op wat voor jou werkt. Je hebt bijvoorbeeld video’s speciaal voor ADHD om je beter te concentreren, of met de Koran op de achtergrond, regen-geluiden, of enkel een timer zonder geluid… test het uit.
Hoe maak je je planning waar?
Zoals je hierboven hebt gezien, kan je eigenlijk slechts 50-60% van je tijd inplannen. Dit zijn je B taken en meetings en afspraken die vaststaan. Voorzie ook een buffer-tijd. Denk je dat je 2 uur bezig zult zijn met een taak? Plan dan wat langer in, omdat er altijd onverwacht iets tussen kan komen. Als je dan de taak niet op tijd af hebt en je planning staat te vol, kom je in de problemen.
De rest van de tijd kan je gebruiken voor de andere taken, of om jezelf voor te bereiden. Begin je dag ook steeds met de belangrijkste taak of de taak die je het meeste voldoening zal geven als deze afgerond is.
Lukt het je niet om een goede planning op te stellen of je er aan te houden? Overweeg dan om een plantraining te volgen.
idealevrouw 
Plaats een reactie